Programma's

De Moderne Overheid

Programma overzicht

Project locatie

Programma status
Risico profiel

Middel

Totaal beeld

Volgens verwachting

Bestuur & ext. partijen

Volgens verwachting

Planning

Volgens verwachting

Budget

Volgens verwachting

Programma structuur
Bestuurlijk opdrachtgeverBurgemeester Tigelaar
Ambtelijk opdrachtgeverAlexander van Mazijk
Programma-managerBrigit de Klerk
ProgrammaBestuur en Ondersteuning
Initiatiefnemer / OpdrachtgeversN.v.t.
Programmakarakteristiek
ProgrammafaseRealisatie
Einddatum31 december 2022
Ruimtelijke procedureN.v.t.
RisicoprofielMidden
Besluitvorming
Laatste raads-/commissiebehandeling
Q1-2021 Voortgang project Burgerparticipatie in beeldvormende raad
Volgende raads-/commissiebehandeling
28/6 cie Samenleving 13/7 Raad: Afspraken Burgerparticipatie
Besluitvorming

N.v.t.

Afwijking t.o.v. besluitvorming

N.v.t.

Belangrijkste wijzigingen
Programma inhoud

Programma de Moderne Overheid is in 2013 gestart met als doel de organisatie en dienstverlening aan te laten sluiten bij trends en ontwikkelingen. Dit vraagt een flexibele organisatie met flexibele medewerkers. Alle projecten en initiatieven zijn erop gericht deze doelstelling te halen. Inmiddels is Het Nieuwe Werken ingevoerd, de dienstverleningsvisie vastgesteld, de website vernieuwd, de begroting gedigitaliseerd en het totale planning&controlproces efficiënter ingericht. De dienstverleningsprocessen zijn gedigitaliseerd, de informatiebeveiliging is verbeterd en het bouwarchief van Leidschendam en Voorburg is gedigitaliseerd.

Na een herijking richt het programma zich vanaf 2021 op de verdere digitalisering van de dienstverlening, Informatie gestuurd werken en Burgerparticipatie. De maatregelen in het kader van Covid-19 hebben consequenties voor de lopende projecten, zowel inhoudelijk (een grotere rol voor Informatie gestuurd werken) als procesmatig (E-participatie naast fysieke participatie).

Doelstelling en gewenst resultaat

Doel van het programma:
Verbeteren van de dienstverlening, door aan te sluiten bij trends en ontwikkelingen van buitenaf (zowel techniek, processen en medewerkers), hierbij staan de behoeften en wensen van onze inwoners centraal.

Doelstellingen die daarbij belangrijk zijn:

  • Inwoners kunnen digitaal zaken met ons doen
  • We breiden het aanbod uit
  • We bieden onze informatie actief aan
  • We verbeteren de samenwerking met inwoners
  • We communiceren helder
  • We worden wendbaarder en flexibeler
  • We passen ons beleid en uitvoering aan op basis van informatie die we van buiten ophalen
  • We professionaliseren onze werkwijzen en competenties.

We doen dat aan de hand van drie thema’s:
De Moderne Overheid is een digitale overheid
De Moderne Overheid is een verbindende overheid
De Moderne Overheid is een lerende overheid:

Stand van zaken

De Moderne Overheid is een digitale overheid
Aansluiting bij Mijnoverheid.nl:
Vanaf eind 2021 zijn alle 'zaken' van een inwoner met de gemeente via één systeem ontsloten. Inwoners kunnen gemakkelijk hun zaken digitaal regelen en sneller de status van hun eigen zaken (zoals brieven, (subsidie-) aanvragen en meldingen openbare ruimte) volgen. Daarnaast is intern de status van de afhandeling te monitoren, waardoor adequaat gehandeld kan worden. Inmiddels is het post-, WMO- en subsidieproces en Proces Jeugd digitaal te volgen. Verwachting is dat eind 2021 de ontsluiting via Mijnoverheid.nl gerealiseerd kan worden.

Digitalisering aanvraag parkeerontheffing:
De gemeente heeft de ambitie om het online aanvraagproces van ontheffingen voor de blauwe zone te versnellen en vergemakkelijken door dit verder te automatiseren. Daarnaast is ook de ambitie om de papieren ontheffingen achter de voorruit te vervangen door een digitale database met ontheffingen op kenteken. Handhaving kan dan plaatsvinden door het kenteken te scannen in plaats van het papieren bewijs achter de voorruit te controleren. Voor bezoekers wordt dan de bezoekerskaart vervangen door een bezoekersregeling, waarbij kentekens van bezoekers aangemeld kunnen worden. Hierdoor wordt oneigenlijk gebruik van bezoekerskaarten tegengegaan en wordt het mogelijk gemaakt om meerdere bezoekers tegelijkertijd te ontvangen. Na inventarisatie van de technische en organisatorische randvoorwaarden is de verwachting dit nog in 2021 geïmplementeerd te hebben.

De Moderne Overheid is een verbindende overheid
Project Burgerparticipatie
Doelstelling en resultaten 2021:
Het uiteindelijke doel dat wordt nagestreefd, is dat de manier hoe burgerparticipatie in onze gemeente wordt toegepast eenduidig is en aansluit bij de huidige tijd, de ambitie van het bestuur en de behoefte van de samenleving. De afspraken zijn kaders en randvoorwaarden die ervoor zorgen dat participatietrajecten op een goede manier met elkaar doorlopen worden, van start tot finish.
In het najaar, als de raad de set afspraken heeft vastgesteld,  worden deze geïmplementeerd en geborgd. Dit betekent dat de set afspraken een plek krijgen in regels, beleid en verordeningen.

Stand van zaken
In zowel het coalitieakkoord als in de strategische visie ‘LV op de Kaart’ (ook wel toekomstvisie genoemd) wordt ingegaan op hoe de gemeente de komende jaren vorm wil geven aan het onderwerp participatie. De raad heeft op 10 december 2019 de startnotitie 'Positiviteit van 2 kanten' vastgesteld, met als doel een strategisch kader te ontwikkelen. Om te leren van burgerparticipatie heeft de raad drie experimenten genoemd. Daarnaast heeft zij aangegeven burgerparticipatie belangrijk te vinden en voor de inhoud medeverantwoordelijk te zijn. Deze verantwoordelijkheid wordt in een kerngroep (waarin raadsleden, ambtelijke organisatie en inwoners zitting hebben) tot uitdrukking gebracht.

In het 1e kwartaal 2021 zijn er online dialoogtafels georganiseerd. De vier participatie-experimenten te weten Uitdaagrecht (voorheen Right to Challenge), Omgevingsvisie,  Energietransitie en E-participatie (deze is vanwege Covid-19 extra als experiment toegevoegd) zijn geëvalueerd. Dit tezamen heeft geleid tot een set basis afspraken burgerparticipatie. Onderdeel van de afspraken zijn de kernwaarden transparantie, draagvlak, open benadering, gelijkwaardigheid, vertrouwen, representativiteit en positiviteit. Deze worden ingezet bij elk gesprek. Om de afspraken extra kracht bij te zetten werkt het bestuur en organisatie met een afwegingskader en de participatiekompas Leidschendam-Voorburg.

De set afspraken burgerparticipatie worden, als de raad deze heeft vastgesteld, in het najaar bij het bestuur en organisatie worden geïmplementeerd en geborgd in regels, beleid en verordeningen.

De Moderne Overheid is een lerende overheid
Informatiegestuurd werken stelt ons in staat om sneller en beter beslissingen te nemen over beleid, uitvoering en verantwoording door meer en slimmer gebruik te maken van informatie. Het project richt zich op de invoering van informatiegestuurd werken met als doel dat in 2022 informatie de basis vormt voor beleid, uitvoering en ondersteuning, zodat deze optimaal aansluiten op de continu veranderende praktijk van inwoners, ondernemers en instellingen/organisaties. Het project wordt vormgegeven met behulp van de volgende onderdelen:

Onderzoek & Business Intelligence (Team OBI)
Om het aanbod van informatie binnen LV te optimaliseren zijn Onderzoek en Business Intelligence (BI) formeel samengegaan als één team, Team OBI. Hierdoor kan er vanuit verschillende invalshoeken, op diverse niveaus en met behulp van een breed scala aan technieken voorzien worden in de informatiebehoeften van de organisatie.
Team OBI gaat zich in 2021 richten op het verder ontsluiten van bronnen met name in het ruimtelijk domein en de landelijke voorzieningen. Met deze stap, is de organisatie voor een groot deel in staat om gestructureerd en geautomatiseerd over stuurinformatie te beschikken. Tevens zal het verder professionaliseren van zowel Onderzoek als BI een speerpunt zijn zodat er op een efficiënte, effectieve en gestructureerde manier voorzien kan worden in de informatiebehoefte. Naast het verder werken aan het aanbod van informatie, zal Team OBI ook ondersteunen in het adviseren hoe beleidsmakers optimaal gebruik kunnen maken van informatie zodat beleid steeds doeltreffender kan worden opgesteld. Dit wordt onder andere vormgegeven door een aantal pilots in het ruimtelijk en sociaal domein.

Monitoring
Het doel is een goed werkende monitorings- en evaluatiesystematiek zodat de organisatie systematisch en periodiek input krijgt over de mate waarin doelen van beleid en uitvoering gerealiseerd worden. In het 2e kwartaal van 2021 wordt de organisatiebrede (basis)monitor opgeleverd aan het einde van het jaar enkele thema monitoren. Tevens wordt de coronamonitor regelmatig geactualiseerd.

Functies & Vaardigheden
Het doel van het deelproject functies en vaardigheden is om de medewerkers van de organisatie een passend aanbod te bieden gericht op het bewust zijn en de ontwikkeling van kennis en vaardigheden die nodig zijn om informatiegestuurd te kunnen werken. De kennis en ervaringen vanuit de drie deelprojecten en de 21e -eeuwse vaardigheden vormen de basis voor een set aan leeractiviteiten die vanaf 2021 aangeboden gaan worden. Wij richten ons op de doorontwikkeling van de huidige medewerkers en besteden hier aandacht aan bij het aantrekken van nieuwe medewerkers.

Financiën

Omschrijving

Beschikbaar
(€)

Uitgaven
(€)

Verplichtingen
(€)

Saldo
(€)

Programma Moderne Overheid 2021

365.708

80.371

65.318

220.019

Totaal

365.708

80.371

65.318

220.019

(stand 1 januari 2021)

Planning

Zie Stand van zaken.

Communicatie

Een dynamische samenleving en een dynamisch programma, vraagt om een dynamische communicatieaanpak. Communicatie zetten we dan ook flexibel en pragmatisch in bij de onderwerpen die hierom vragen. Ook hier is het uitgangspunt: de klant centraal, de beste gemeentelijke dienstverlening. Naast de gebruikelijke verslaglegging en verantwoording via het digitale projectenboek maken we zoveel mogelijk gebruik van interactieve communicatie en 'nieuwe' communicatiemiddelen zoals infographics, visuals, filmpjes, social media en de Upinionapp.

Het project Burgerparticipatie heeft hierin een bijzondere rol. Dit proces bestaat hoofdzakelijk uit communicatie. Communicatie door en met inwoners. We gebruiken daarbij het medium dat het beste bij de projectfase en bewoners past. Dat kan variëren van een persoonlijke brief tot dialoogsessies. Het platform 'In gesprek met LV' wordt ook veelvuldig ingezet.

Risicomanagement

Kwaliteit :
De doelstelling van het programma is het verlenen van de beste gemeentelijke dienstverlening voor onze inwoners. Omdat trends en ontwikkelingen zich moeilijk laten voorspellen, past het niet met een meerjarig dichtgespijkerd programma te werken. Het programma hanteert een agile (flexibel en wendbare) methode met kortstondige projecten, dit maakt het mogelijk om snel aan te sluiten bij veranderingen in onze omgeving. De beoogde ambities worden daarbij niet uit het oog verloren. Het programma is eind 2020 herijkt.

Beheermaatregel:
Doelstellingen en ambities kritisch monitoren en zonodig tussentijds bijsturen. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de resultaten uit klanttevredenheidsonderzoeken en resultaten van gesprekken met inwoners. Data spelen ook binnen de Moderne Overheid een steeds grotere rol.

Deze pagina is gebouwd op 07/28/2021 11:02:04 met de export van 07/21/2021 12:19:16