Huisvesting Raad en Griffie

Project overzicht

Project locatie

Project status

Risico profiel

Totaal beeld

Volgens verwachting

Bestuur & ext. partijen

Volgens verwachting

Planning

Volgens verwachting

Budget

Volgens verwachting

Project structuur

Bestuurlijk opdrachtgever

Wethouder Van Eekelen

Programma

Initiatiefnemer / Opdrachtgevers

College van B&W

Projectkarakteristiek

Projectfase

Ontwerpfase

Einddatum

2028

Ruimtelijke procedure

Risicoprofiel

Midden

Besluitvorming

Laatste raads-/commissiebehandeling

4-11-2025

Volgende raads-/commissiebehandeling

Vaststelling DO met kostenraming (verwacht: eind 2026)

Besluitvorming

a. In te stemmen met het Voorlopig Ontwerp voor de huisvesting Raad en Griffie en het college opdracht te geven tot verdere uitwerking én realisatie;

b. Het college opdracht te geven het voorlopig ontwerp uit te werken in een definitief ontwerp en dat ter vaststelling naar de raad te sturen;

c. Het college opdracht te geven om een programma van eisen op te stellen voor benodigde audiovisuele middelen waarin de eisen en wensen rond continuïteit en ontzorgen worden uitgewerkt inclusief een voorstel voor aanschaf of als dienstverlening (SAAS – Software As A Service) en dat ter vaststelling naar de raad te sturen;

d. Het hiervoor in het investeringsplan gereserveerde krediet € 10,2 miljoen vrij te geven voor realisatie.

Belangrijkste wijzigingen

Het traject voor het definitief ontwerp is gestart.

Doelstelling en gewenst resultaat

De doelstelling is om de gemeenteraad en de griffie te huisvesten op de locatie Raadhuisplein 1 te Leidschendam. Het plan omvat het overkappen en herinrichten van de twee binnentuinen van het raadhuis naar vergaderruimten voor de raad en de raadscommissies. Daarnaast komen er in het raadhuis werkplekken voor het personeel van de griffie en vergaderruimten voor de raadsfracties. Ook worden er extra werkplekken onder de NO-dakkap gerealiseerd. Gedurende de bouw wordt het personeel tijdelijk ondergebracht in het stadskantoor Kon. Wilhelminalaan 2. De tijdelijke herhuisvesting maakt onderdeel uit van dit project.

Stand van zaken

De gemeenteraad heeft in november 2025 het voorlopig ontwerp voor de nieuwbouwplannen vastgesteld en een investeringskrediet beschikbaar gesteld. Door het ontwerpteam wordt thans gewerkt aan de totstandkoming van een definitief onderwerp en een geconcretiseerde kostenraming. Het definitief ontwerp wordt ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd en behelst naast de bouwplannen tevens een verbeterd ICT-concept met gemoderniseerde audiovisuele apparatuur.

Financiën

Omschrijving	Beschikbaar (€)	Uitgaven (€)	Verplichtingen (€)	Saldo (€)
Investeringskrediet Haalbaarheidsonderzoek	105.000	83.522	0	21.478
Investeringskrediet Huisvesting raad incl. projectkosten vanaf fase Voorlopig Ontwerp	10.200.000	206.000	252.000	9.742.000
Onderzoeksbudget t/m fase Voorlopig Ontwerp	500.000	472.718	0	27.282
Totaal	10.805.000	762.240	252.000	9.790.760

Alle kosten zijn gebaseerd op prijspeil 2025.

Planning

Mijlpalen	Gepland	Besluitvorming	Raadsbesluit	Toelichting
Opstellen PvE, vlekkenplan, SO	Q4-2023
Besluitvorming raad	Q1-2024	19 maart 2024	Akkoord met SO, verder uitwerken scenario 2.b én 2 opties. Tevens herbestemming Huize Swaensteyn uitwerken.	Besluit d.m.v. 3 moties.
Uitwerken VO tot DO, uitvoeren onderzoeken, kostenramingen maken	Q3-2025
Besluitvorming raad	Q4-2025
Uitwerken VO tot DO met kostenramingen	Q2-2026
DO uitwerken tot TO, bestekken schrijven, aanbestedingen voorbereiden	Q4-2026
Aanbesteding verbouwing	Q4-2026
Verbouwing	H2-2027 t/m Q3-2028
Ingebruikname	Q4-2028

De planning is erop gericht om het definitief ontwerp af te ronden in Q3 2026 en in Q4 2026 aan de gemeenteraad voor te leggen ter vaststelling. Vervolgens wordt het plan in het eerste half jaar van 2027 uitgewerkt tot bestekniveau om daarmee het werk op te dragen aan een uitvoerend aannemer. Parallel loopt in dit tijdvak het traject voor het verkrijgen van de benodigde omgevingsvergunning.

De verbouwingen vinden naar verwachting plaats vanaf medio 2027 en duren ca. 12 tot 15 maanden. In die periode is het personeel tijdelijk werkzaam in het kantoorpand Kon. Wilhelminalaan 2. Na het afronden van de verbouwingen (ca. Q3 2028) wordt het kantoorpand ingericht met nieuw meubilair en apparatuur. Het vernieuwde raadhuis kan daarna in gebruik worden genomen. Dat zal eind 2028 het geval zijn.

Deze planning op hoofdlijnen kan nog wijzigingen ondergaan. Er worden nog verschillende technische onderzoeken verricht om tot aangescherpte inzichten te komen. Daarnaast kunnen de doorlooptijden van de aanbestedingen (verbouwing en aanschaf meubilair en ICT-apparatuur) deze planning nog fors beïnvloeden.

Project Communicatie

Communicatie momenten	Omgeving	Raad	Toelichting
Presentatie SO + besluit gemeenteraad		3 oktober 2023
Presentatie intern aan organisatie	5 december 2023
Persbericht + presentatie externe doelgroepen Customer Journey	1 februari 2024		I.v.m. Raadsbrief + bijlagen openbaar
Presentatie Commissie Samenleving		4 maart 2024
Bespreking SO + besluit gemeenteraad		19 maart 2024
Terugkoppeling intern aan organisatie	April - juni 2024
Presentatie VO met kostenraming, besluitvorming raad		Op 13/10/25 in commissie Samenleving en op 4/11/2025 in de raad
Aanbesteding verbouwing	Q3-2026
Bouw gereed	Eind 2027	Eind 2027
Ingebruikname	2028	2028

De nieuwe gemeenteraad zal binnenkort een aantal referentieprojecten bezoeken en worden bijgepraat over de stand van zaken van dit project. Periodieke afstemming met een stuurgroep waarin de verschillende fracties zijn vertegenwoordigd maakt onderdeel uit van de projectaanpak.
Dat geldt eveneens voor de ondernemersraad. De omgeving wordt na de vaststelling nadrukkelijker bij de plannen betrokken. De aanpak daarvoor wordt te zijner tijd geconcretiseerd.

Risicomanagement

In Q2 2026 zal een analyse worden verricht om de projectrisico’s nader in beeld te brengen en daar tegenover passende beheermaatregelen te treffen. Thans bekend zijnde risico’s:

Financieel: marktontwikkelingen en aanbestedingsresultaten die een nadelig effect hebben op de businesscase;
Stagnatie in de uitvoeringsfase als gevolg van onvoorziene technische omstandigheden;
Netcongestie;
Afkalvend draagvlak personeel in het geval de tijdelijke werkomstandigheden suboptimaal zijn of langer duren;
(juridisch) verzet vanuit de omgeving.