Projectenboek

De afdeling Stadsbeheer is gehuisvest op 3 locaties. Vanwege de benodigde investeringen voor het regulier onderhoud, de gewenste (wettelijk verplichte) verduurzaming, het gewijzigde werkpakket en de huidige inefficiënte inrichting van de locaties is gekeken naar een mogelijke herhuisvesting van de buitendienst afdeling Stadsbeheer (SB).

Twee locaties zijn eigendom van de gemeente: Einddorpstraat 18 (ES18) en Veurse Achterweg 14 (VA14). De derde locatie, gelegen aan de Nieuwstraat 2 (NS2) is gehuurd. Met de herstructurering van de huisvesting willen we het volgende bereiken:

• Creëren van huisvesting die een (kosten) efficiënt functioneren van de afdeling SB faciliteert
• Creëren van huisvesting die met betrekking tot duurzaamheid, comfort, functionaliteit en veiligheid voldoet aan eigentijdse eisen en ambities

Aan de hand van de haalbaarheidsstudie is gekozen voor nieuwbouw aan de Veurse Achterweg 14.

In de afgelopen periode zijn voorbereidende werkzaamheden verricht, waaronder:

• Het uitvoeren van diverse onderzoeken, zoals Wet Natuurbescherming (voorheen: flora en fauna onderzoek), een bodemonderzoek, asbestonderzoek, archeologisch onderzoek en een technisch bodemonderzoek;
• Inventarisatie circulair slopen/mogelijk hergebruik van bouwmaterialen;
• Opgestelde PvE (programma van eisen);
• Er zijn gesprekken gevoerd met buren (SBO de Vliethorst en Fugro) in verband met de voorgenomen sloop/nieuwbouw.

Uit deze eerste stappen kwamen aspecten naar voren die nader onderzocht dienen te worden, zoals:

• De planlocatie blijkt het foerageergebied van één vleermuissoort te zijn. Vleermuizen behoren tot de beschermde diersoorten. Tijdens het slopen en bouwen wordt het foerageergebied verstoord. In samenwerking met een adviesbureau worden maatregelen ontwikkelt om dit zoveel mogelijk te voorkomen;
• Parkeren vormt geen probleem voor de toekomstige huisvesting van Stadsbeheer;
• Er is een beperkte hoeveelheid asbest aangetroffen, voor het verwijderen hiervan is een plan ontwikkeld als onderdeel van het sloopplan/de sloopactiviteiten;
• Archeologisch onderzoek en technisch bodemonderzoek geven geen aanleiding tot verder onderzoek;
• Er zijn veel materialen in/op de huidige locaties die in het kader van circulair slopen/duurzaam bouwen hergebruikt kunnen worden;
• Diverse werkprocessen worden lean gemaakt. Efficiëntere (werk)processen kunnen door ruimtebesparing een voordeel opleveren. Deze informatie wordt nu in kaart gebracht en levert input voor het PvE;
• Op basis van de huidige/actuele processen en benodigde ruimte wordt er een PvE opgesteld;
• SBO De Vliethorst en Fugro hebben plannen voor herontwikkeling of sloop/nieuwbouw.

De indexeringen voor 2024 zijn inmiddels verwerkt in bovenstaand beschikbaar krediet. De indexering is nodig om gestegen kosten van bouwmaterialen en arbeid te kunnen opvangen.

Het doel is om een vijftal architecten een schetsontwerp te laten maken dat binnen het bouwbudget moet liggen. Een onafhankelijk bureau berekent aan de hand van schetsontwerpen de bouwkosten door. Op deze manier kunnen ook de kosten van het ontwerp worden afgezet tegen het opgegeven plafondbedrag en de exploitatiekosten in de meerjarenbegroting. Indien het aanbestedingsresultaat hiertoe aanleiding geeft, informeren wij de gemeenteraad hierover.

Q2-2024

H2-2024

Q4-2024

Q1-2025

Q2-2025 – Q2-2026

1-2-2024

Aangegeven dat realisatie mogelijk wat  vertraagt a.g.v. lopende vooronderzoeken, vleermuizen e.d.

Q4-2023 tot Q1-2024

N.n.b.

H2-2024

N.n.b.

N.n.b.

Het communicatieplan is in ontwikkeling en afhankelijk van de processtappen.

Als risico’s worden gezien:

1. Te snel starten met aanbesteden (een goede uitwerking/voorbereiding is een  belangrijke randvoorwaarde, evenals goede communicatie intern en extern, gedegen uitwerking van gewenste/noodzakelijke bedrijfsprocessen, benodigde organisatorische aanpassingen, etc.).
2. Niet op tijd kunnen beschikken over een voldoende zware nutsaansluitingen.
3. Niet tijdig kunnen starten vanwege uitkomsten vooronderzoeken, vooral wet Natuurbescherming.
4. Bezwaren krijgen op nog te verlenen vergunningen.
5. Dat het beschikbaar gestelde bouwbudget onvoldoende is voor de realisatie van de nieuwbouw.

De volgende beheersmaatregelen zijn genomen:

1. Aanbestedingstraject wordt aangepast zodat er ruimte komt voor betere voorselectie en beoordeling. In de aanbesteding worden projectkaders (w.o. beschikbaar budget en bouwtijd) meegegeven;
2. Betere uitwerking (voorwerk) t.a.v. gewenste/noodzakelijke bedrijfsprocessen, organisatorische aanpassingen, aanscherpen van PvE, et cetera;
3. Opstarten van gesprekken met stakeholders en personeel;
4. Periodiek met de buren in gesprek blijven. Met omwonenden (buurtbewoners) zullen in het vervolgtraject gesprekken worden gevoerd (informatieavond voorzien medio 2024) om vooraf in te kunnen spelen op mogelijke bezwaren op te verlenen vergunningen;
5. Vooronderzoek naar benodigd energieverbruik en gesprekken met nutsleveranciers opgestart;
6. Een medewerker van vergunningen, toezicht en handhaving maakt deel uit van het projectteam. Deze maakt een overzicht en een planning van alle indieningsvereisten voor het aanvragen van een omgevingsvergunning. Op basis hiervan kunnen alle benodigde onderzoeken tijdig worden opgestart;
7. Kostencalculatie laten opstellen van 5 schetsontwerpen voor meer zicht en grip op bouw- en investeringskosten. De uitkomsten van deze berekening wegen we mee met de gunning van de ontwerpopdracht aan de winnende architect. Indien blijkt dat het budgetplafond door alle inschrijvers wordt overschreden, zullen we nagaan of het Programma van Eisen aangepast kan worden om alsnog binnen het beschikbare project vervolgstappen te kunnen zetten.