Bibliotheek van de toekomst in Leidschendam

Onze samenleving verandert in een hoog tempo. En de bibliotheek verandert mee. De bibliotheek heeft vijf wettelijke taken gekregen, die naast lezen en leren ook kennismaken met kunst en cultuur en ontmoeten inhouden. Vanaf 2024 wordt de gemeente verantwoordelijk voor het leveren van een goede bibliotheek voorziening. De samenleving van nu vraagt nieuwe vaardigheden van ons allemaal. Denk aan het zoeken van informatie via internet, het aanvragen van een DigiD, werken met een tablet of smartphone en het lezen van boeken via de e-reader. Het doorlopen participatietraject heeft aangetoond dat de behoefte aan een eigentijdse bibliotheek, dicht bij de bewoners, groot is. Een huiskamer waar iedereen zich thuis voelt om zich te ontwikkelen, te laten inspireren of hulp kan ontvangen ongeacht leeftijd of achtergrond. De bibliotheek is nog steeds de plek waar je fysieke boeken kunt lenen. Maar het wordt ook meer en meer de plek waar je verhalen kunt delen, waar je ontmoet, nieuwe dingen kunt leren, met anderen in gesprek kunt gaan en kunt ontspannen. Kortom: een bruisende bibliotheek!

Na het vooronderzoek zijn 2 projectteams samengesteld: een inhoudelijke werkgroep (WGI) en een  faciliterende werkgroep (WGF). WGI houdt zich met de te realiseren inhoud bezig, hoe vertalen we de 5 wettelijke taken naar een Programma van Eisen (PvE), welk programma gaan we aanbieden, hoe gaan we met partners samenwerken, hoe geven we inhoud aan de huiskamer functie, hoe zorgen we ervoor dat de bibliotheek een gebouw van de inwoners wordt, hoe zorgen wij ervoor dat het bibliotheekgebouw ook na sluitingstijd nog haar dienst aan de samenleving bewijst, etc. De WGF zorgt dat alles wat daarvoor nodig is wordt gefaciliteerd. Denk hierbij aan inkoop/aanbestedingen, vergunningen, financiën, communicatie, aanpassingen van de buitenruimte en meer. Ook is er een architect aangesteld die het PvE heeft omgezet in een vlekkenplan en later in een schetsontwerp (SO). Dit SO is besproken met en wordt gesteund door de bibliotheek, met de klankbordgroep en met partners. Als klankbordgroep hebben we dezelfde groep benoemd, die tijdens het voortraject (participatietraject) ook heeft meegedacht met de plannen voor de nieuwe bibliotheek. Wij hebben hun gevraagd of zij in het ontwerp hun wensen en eisen herkennen, zoals in het voortraject geuit. Dat bleek het geval, maar ook kwamen zij met enkele aanvullende toelichtingen op eerdere wensen, met suggesties en enkele aanbevelingen. Omdat we deze eenvoudig konden meenemen in de plannenzijn deze verwerkt in het Voorlopig Ontwerp (VO) dat inmiddels ook al gereed is. Het VO zal ook door de Stichting Ongehinderd worden getoetst op toegankelijkheid en er worden aanbevelingen gevraagd voor het behalen van de best mogelijke toegankelijkheid.

Ondertussen wordt het VO uitgewerkt tot Definitief Ontwerp (DO) en Technisch Ontwerp (TO) en zal het geheel klaar worden gemaakt om te worden aanbesteed. Naar verwachting start dat traject begin 2024. Nu alle partijen enthousiast zijn over het ontwerp van de nieuwe bibliotheek, is ook duidelijk geworden dat ook het inhoudelijke programma van de bibliotheek en de organisatie op de nieuwe taken moet worden aangepast. Hier ligt een belangrijke taak voor de bibliotheek zelf, waaraan momenteel invulling wordt gegeven. Zo is er een nieuwe bibliotheekvisie in de maak en is een partneroverleg opgestart om samen met partners tot een completer en gerichter aanbod te komen van diensten. Daarnaast is binnen de bibliotheek een verandering gaande van het beschikbaar stellen van kennis, naar alle 5 wettelijke taken. Hierdoor zal het programmeren van activiteiten een kernactiviteit van de bibliotheek worden.

De indexeringen voor 2023 en 2024 zijn verwerkt in bovenstaand beschikbaar krediet. De stijging van het budget is het gevolg van de indexering, die weer het gevolg is van forse kostenstijgingen in bouwkosten (loonkosten en materialen). Uit kostencalculaties blijkt dat het beschikbare budget voldoende is voor realisatie van de verbouwing én voor het verbeteren van de toegankelijkheid. De gemeenteraad zal voor eind 2023 een toelichting op de plannen en op de voorgenomen besteding van de gelden ontvangen.

Q4-2024

Q4-2023

Q1-2024

Q2-2024

2e helft 2024

1-1-2025

Het project is een half jaar vertraagd als gevolg van onvoorziene omstandigheden bij aanvang van het project, door een langere voorbereidingsfase waarin stakeholders volledig werden meegenomen in de voortgang van het project.

14 maart 2023

21 april 2023

19 september 2023

19 september 2023

 Op locatie 'nieuwe bibliotheek' (Fluitpolderplein 12)

14 november 2023

18 december 2023

Begin 2024

Eind 2024

Het communicatieplan is gereed, actueel en wordt periodiek geüpdatet.

Als risico’s worden gezien:

1. Vertraging als gevolg van langere doorlooptijden processen en/of door drukte in de bouwsector
2. Teveel sociale en maatschappelijke partijen “claimen” de bibliotheek
3. Mogelijk tegenvallend resultaat aanbestedingstrajecten; projectkosten overstijgen beschikbare budget
4. Bezwaren op nog te verlenen vergunningen

De volgende beheersmaatregelen zijn genomen:

1. Traditioneel aanbesteden i.p.v. in een bouwteam constructie, waardoor tijd wordt gewonnen;
2. Plannen worden volledig uitgewerkt, waardoor kortere voorbereidingstijd en minder risico’s voor aannemers ontstaat;
3. Er is een kostencalculatie opgesteld voor meer zicht en grip op bouw- en investeringskosten;
4. Programma van eisen naar beneden bijstellen om kosten te besparen/het project binnen het beschikbare budget te kunnen realiseren;
5. Vanuit de bibliotheek is een “partner-overleg” opgestart om verwachtingen te managen;
6. Bij de WGF is VTH aangesloten; alle vergunningsaanvragen worden tijdig voorbereid/gepland;
7. Met omwonenden zijn en worden gesprekken gevoerd om vooraf in te kunnen spelen op mogelijke bezwaren op te verlenen vergunningen. Ook JOSO is hierbij aangehaakt.