Projectenboek

De huisvesting van de raadzaal in Huize Swaensteyn is gedateerd en voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd. Eerder werd een studie gedaan naar mogelijkheden om Huize Swaensteyn te verbouwen ten behoeve van de raadzaal en de griffie (scenario 1), om beide functies in te passen op het Raadhuisplein 1 te Leidschendam (scenario 2) of in een separate nieuwbouw (scenario 3) onder te brengen. Van alle scenario’s werden 2 varianten uitgewerkt, van scenario 2 huisvesting van de raadzaal in de foyer (scenario 2a) of in de patio (scenario 2b). De gemeenteraad heeft ervoor gekozen om scenario 2b verder uit te laten werken door het college. Daarbij moet worden gekeken of en hoe de raadzaal op de locatie van de patio kan worden ingepast, hoe de griffie en overige functies (zoals regie, pers, fractiekamers e.d.) in het pand kunnen worden ingepast. Daarnaast moet ook worden gekomen tot een integrale beschouwing, omdat de inpassing ook impact heeft op de huidige huisvesting voor de medewerkers van gemeente.

Met de start van het project is een stuurgroep ingesteld en werd een projectleider aangetrokken. De architect die het vooronderzoek heeft verricht heeft een vervolgopdracht gekregen om de plannen verder uit te werken. Een bureau kreeg de opdracht om de monumentale waardenstelling te bepalen; dit onderzoek loopt nog en zal naar verwachting eind 2023 gereed zijn. Omdat het de verbouwing van een Rijksmonument betreft, is het RCE (Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed) vanaf de eerste dag aangehaakt, samen met erfgoed van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
Voor het verzamelen van informatie om het PvE te completeren werd gestart met een “Customer Journey” langs alle gebruikers van de raadzaal. Via diverse invalshoeken werden doelgroepen bevraagd op onder meer gewenst gebruik, belang van historische aspecten en multifunctionaliteit. Vervolgens werden 3 referentieprojecten bezocht: het Scheepvaartmuseum in Amsterdam vanwege het bijzondere dak over de patio aldaar, en 2 recent verbouwde raadszalen (Oss en Gorinchem). Met de opgedane kennis en ervaringen werd samen met de architect een variantenstudie uitgewerkt. De functies in het pand werden op een zodanige manier ingepast dat een toekomstbestendig geheel ontstaat met respect naar en betere beleving van het Rijksmonument. Verder ontstaan meer mogelijkheden voor dubbelgebruik van faciliteiten en een raadzaal waarin professioneel kan worden vergaderd door raadsleden, pers, griffie, regie en publiek. De variantenstudie is geëindigd in een voorstel met opties, die voor het einde van 2023 aan de gemeenteraad zullen worden gepresenteerd. Het voorstel en de opties zijn ook doorberekend waardoor een goed beeld ontstaat van de bouw- en investeringskosten, maar ook van de latere exploitatiekosten.

Het voorstel en de opties zijn ook doorberekend waardoor een goed beeld ontstaat van de bouw- en investeringskosten, maar ook van de latere exploitatiekosten.

Tevens is een opzet gemaakt voor een benodigd voorbereidingsbudget om de plannen uit te werken tot DO inclusief kostenramingen. Hiervan maken nader uit te voeren onderzoeken (zoals archeologisch bodemonderzoek en het onderzoek in het kader van de Wet Natuurbescherming (voorheen: flora en fauna onderzoek)) deel uit, alsmede kosten voor in te schakelen adviseurs (zoals constructeur, adviseur bouwfysica (akoestiek, brandveiligheid, etc.), adviseur installaties, etc.).

De gemeenteraad zal voor eind 2023 een toelichting op de plannen en de kosten krijgen.

Q4-2023

H1-2024

Q3-2024

Q4-2024

2025

Q4-2025

Het project kan in de huidige bestuursperiode worden gerealiseerd.

 3-10-2023

Het communicatieplan is gereed, actueel en wordt periodiek geüpdatet.

Als risico’s worden gezien:
1.   Financieel spanningsveld:

a)   Wat is de rechtvaardiging dát we geld uitgeven aan de gemeente(raad) zelf.
b)   Wat is de argumentatie van de ‘overschrijding’ op de vorige raming.
c)   Hoe om te gaan met mogelijke toekomstige overschrijdingen in bouwkosten en kapitaallasten.

2.   Maatschappelijk spanningsveld

a)   Rekening houden dat de verhuizing van de raad van Voorburg naar Leidschendam wellicht sentiment met zich meebrengt.
b)   Hoe om te gaan met participatie, ook en met name in/richting de buurt?
c)   Wat gaan we doen met Swaensteyn?

3.   Intern spanningsveld:

a)   Wat wordt het (nieuwe) samenspel met de Raad op dit onderwerp (het is ook hún huis).
b)   Hoe ligt de link met het werk (plezier, mogelijkheden, plekken) van de organisatie.

4.   Vertraging als gevolg van langere doorlooptijden processen en/of door drukte in de bouwsector.
5.   Bezwaren op nog te verlenen vergunningen.
6.   Mogelijk tegenvallend resultaat aanbestedingstrajecten.

De volgende beheersmaatregelen zijn genomen:

1. Goede onderbouwing van kosten én besparingen die integratie oplevert.
2. Naast directe projectkosten ook de inpassingskosten duidelijk maken. Hierin is ook aandacht voor gevolgen in de ambtelijke organisatie.
3. Begroting wordt geïndiceerd.
4. Participatietraject met omwonenden, belangstellenden en belanghebbenden wordt opgestart na vervolgopdracht gemeenteraad.
5. Opties voor Swaensteyn worden onderzocht nadat plannen voor verbouwing Raadhuisplein 1 door de gemeenteraad zijn goedgekeurd.
6. De gemeenteraad wordt betrokken bij de uitwerking van de plannen. De griffier maakt deel uit van de stuurgroep.