Projectenboek

De huisvesting van de raadzaal in Huize Swaensteyn is gedateerd en voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd. Eerder werd een studie gedaan naar mogelijkheden om Huize Swaensteyn te verbouwen ten behoeve van de raadzaal en de griffie (scenario 1), om beide functies in te passen op het Raadhuisplein 1 te Leidschendam (scenario 2) of in een separate nieuwbouw (scenario 3) onder te brengen. Van alle scenario’s werden 2 varianten uitgewerkt, van scenario 2 huisvesting van de raadzaal in de foyer (scenario 2a) of in de patio (scenario 2b). De gemeenteraad heeft ervoor gekozen om scenario 2b verder uit te laten werken door het college. Daarbij moet worden gekeken of en hoe de raadzaal op de locatie van de patio kan worden ingepast, hoe de griffie en overige functies (zoals regie, pers, fractiekamers e.d.) in het pand kunnen worden ingepast. Daarnaast moet ook worden gekomen tot een integrale beschouwing, omdat de inpassing ook impact heeft op de huidige huisvesting voor de medewerkers van gemeente. Ook moet er worden nagedacht over een nieuwe bestemming voor Huize Swaensteyn. Het doel is om de gemeenteraad en de griffie op het Raadhuisplein 1 in Leidschendam te huisvesten en tevens een nieuwe bestemming voor Huize Swaensteyn te vinden.

De gemeenteraad op 19 maart 2024 heeft besloten om scenario 2.b én 2 opties (overkappen kleine binnentuin en ontwikkelen NO kap) verder uit te werken tot DO (Definitief Ontwerp) met kostenraming en een nieuwe stuurgroep in te stellen. Dat onderzoek richt zich met name op de vraag of het ontwerp zoals getoond kan worden uitgevoerd. Om deze vraag te beantwoorden zijn en worden tal van onderzoeken gedaan, is er een keuze gemaakt om een ontwerpteam te formeren en wordt dit team nu aanbesteed. Ook worden er 2 werkgroepen geformeerd: één t.b.v. audiovisuele middelen en ICT (waaronder onder meer alle apparatuur in de raadzaal en de commissiezalen vallen) én een werkgroep facilitair (waarin de inrichtingsplannen worden gemaakt, de tijdelijke huisvesting wordt geregeld, de aanbesteding voor vast en los meubilair zal plaatsvinden, de vergaderapp zal worden geïmplementeerd en meer).
Periodiek vindt er een stuurgroep vergadering plaats. Besloten is om de financiële consequentie van het raadsbesluit van 19 maart 2024 voor de uitwerking en de gekozen opties in de kadernota te verwerken door actualisering van het opgenomen investeringsbedrag. Om het proces te bespoedigen is ook besloten om de plannen eerst uit te werken naar voorlopig ontwerp met kostendoorrekening en op basis daarvan de raad te vragen om het benodigde krediet vrij te laten vallen.
Verder is er een meer gedetailleerde projectplanning opgesteld en zijn de bouwkosten nogmaals doorgerekend. De kosten liggen precies in lijn met eerdere opgaven en als alles naar verwachting verloopt, zal de verbouwing van Raadhuisplein eind 2027 worden afgerond.

Vooruitlopend op de definitieve kredietaanvraag voor huisvesting gemeenteraad locatie Leidschendam is er € 6.600.000 opgenomen in het investeringsplan. In de Kadernota is opgenomen om het investeringskrediet op te hogen naar € 9.400.000 excl. BTW en excl. kosten voor tijdelijke huisvesting. In 2024 is er € 500.000 onderzoeksbudget beschikbaar gesteld. In de jaarrekening is voorgesteld om het restantbudget ad. € 350.000 over te hevelen van 2024 naar 2025.

Q4-2023

Q1-2024

19-3-2024

Akkoord met SO, verder uitwerken scenario 2.b én 2 opties. Tevens herbestemming Huize Swaensteyn uitwerken.

Besluit d.m.v. 3 moties.

Q2-2025

Q3-2025

Q4-2025

Q2-2026

Q3-2026

2027

2028

Het project kan in de volgende bestuursperiode in gebruik worden genomen.

3-10-2023

5-12-2023

1-2-2024

I.v.m. Raadsbrief + bijlagen openbaar

4-3-2024

19-3-2024

April - juni 2024

Verwacht Q3-2025

Verwacht Q3-2025

Q3-2026

Eind 2027

Eind 2027

2028

2028

Het communicatieplan is gereed, actueel en wordt periodiek geüpdatet.

Als risico’s worden gezien:

1. Financieel spanningsveld:

• Wat is de rechtvaardiging dát we geld uitgeven aan de gemeenteraad zelf. Inmiddels is de gemeenteraad overtuigd dat blijven zitten op de huidige locatie Huize Swaensteyn meer gaat kosten (renovatie, verduurzaming, uitbreiding ivm groei). Er is goed onderbouwd wat de kosten én besparingen zijn door de integratie op RP1.
• Hoe om te gaan met mogelijke toekomstige overschrijdingen in bouwkosten en kapitaallasten. In het Schets Ontwerpen met kosten doorrekeningen is rekening gehouden met een marge van 25% om eventuele overschrijding van bouwkosten op te kunnen vangen. Tevens is/wordt de begroting geïndiceerd.

2. Maatschappelijk spanningsveld

• Rekening houden dat de verhuizing van de gemeenteraad van Voorburg naar Leidschendam wellicht sentiment met zich meebrengt. Alle raadspartijen zijn akkoord met een verhuizing naar Leidschendam. Ook in het voortraject, waarbij verschillende doelgroepen betrokken zijn geweest in de vorm van een Customer Journey is opgemerkt dat van een dergelijk sentiment geen sprake is. Wel blijft Huize Swaensteyn een iconisch historisch pand in Voorburg met veel gevoelswaarde. Daarom is het van belang dat er veel aandacht wordt besteed aan het onderzoek naar passende alternatieven voor een herbestemming van Huize Swaensteyn;
• Hoe om te gaan met participatie, ook en met name in/richting de buurt? Er zal in samenspraak met afdeling Communicatie een plan opgesteld worden voor het participatietraject.

3. Intern spanningsveld:

• Wat wordt het (nieuwe) samenspel met de gemeenteraad op dit onderwerp? Met de afgegeven motie is er opdracht gegeven een nieuwe stuurgroep samen te stellen met daarin in ieder geval raadsleden. Op deze manier heeft de gemeenteraad gedurende het traject al meer inspraak en is ze direct betrokken zodat Q1 2025 een plan gepresenteerd wordt dat op voorhand al gedragen wordt door (een deel van) de gemeenteraad.
• Hoe ligt de link met het werk (plezier, mogelijkheden, plekken) van de organisatie. In het voortraject, tijdens de Customer Journey, bleek dat ambtenaren in de organisatie zich zorgen maken over het aantal werkplekken. De zorg was ontstaan dat inpassing van de gemeenteraad & griffie ten koste gaat van het aantal werkplekken. Dat is in de huidige plannen die worden uitgewerkt zeker niet het geval. Het uitgewerkte plan is in het communicatietraject intern aan de organisatie gepresenteerd om inzichtelijk te maken dat er juist extra werkplekken gecreëerd worden. Met het aannemen van de motie, waarin opdracht wordt gegeven de optie voor het activeren van de NO-dakkap verder uit te werken, laat de gemeenteraad zien achter dit plan te staan.

4. Vertraging als gevolg van langere doorlooptijden processen en/of door drukte in de bouwsector:

• De planning is doorgerekend door de betrokken architect en wordt op dit moment realistisch geacht.

5. Bezwaren op nog te verlenen vergunningen:

• Op dit moment is er nog geen aanleiding om te problemen met de vergunningaanvraag te verwachten. In een verder stadium zal moeten blijken hoe dit verder verloopt.

6. Mogelijk tegenvallend resultaat aanbestedingstrajecten:

• Op dit moment is er nog geen aanleiding om een tegenvallend aanbestedingsresultaat te verwachten. In een verder stadium zal moeten blijken hoe dit verder verloopt.