Dit projectenboek bestaat uit drie delen:
- Een overzicht van de stand van zaken van de programma’s, projecten en externe ruimtelijke initiatieven, het zogeheten Dashboard. Dit vindt u bij het overzicht van de betreffende groep.
- Algemene achtergrondinformatie zoals over trends, de indeling in projectfasen, een toelichting op kostenverhaal en deze leeswijzer
- Detailinformatie per project en programma
De opbouw van de detailinformatie per project, programma of initiatief is hetzelfde. Daarbij wordt voor omvangrijke projecten met een uitgebreidere rapportage gewerkt en kan voor de afgeronde projecten gewerkt worden met een verkorte rapportage.
Scope
Wij starten geen projecten en programma's zonder bestuurlijke besluitvorming.
Ruimtelijke initiatieven die zich nog in de oriëntatiefase bevinden, zijn daarom buiten beschouwing gelaten.
Legenda
U treft in dit projectenboek enkele symbolen en kleuren aan. Hieronder de betekenis van de symbolen in het overzicht:
| Volgens verwachting |
|---|---|
| Aandachtspunt: |
| Bijsturen: |
| Risicoprofiel Hoog |
| Risicoprofiel Midden |
| Risicoprofiel Laag |
| Volgens verwachting |
| Aandachtspunt |
| Bijsturen |
Wat is het projectenboek?
Wat is het projectenboek?
Het projectenboek geeft de stand van zaken weer van de bestuurlijk relevante programma’s en projecten van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Daarnaast wordt in het projectenboek gerapporteerd over de zogenaamde externe ruimtelijke initiatieven in de gemeente. Het projectenboek wordt twee keer per jaar geactualiseerd en na instemming van het college gepubliceerd op de gemeentelijke site. Vervolgens wordt het projectenboek door het college aan de raad aangeboden ter kennisname.
In de gevallen dat belangrijke ontwikkelingen een actualisatie van de rapportage noodzakelijk maken heeft de verantwoordelijke wethouder het mandaat om een rapportage tussentijds te laten actualiseren en te publiceren.
De gemeentelijke programma’s en projecten
De programma’s en projecten in het projectenboek kenmerken zich door een grote maatschappelijke, politieke of financiële impact. De gemeente voert deze projecten zelf uit en heeft de regierol. Het college bepaalt uiteindelijk welke projecten bestuurlijk relevant zijn en moeten worden opgenomen in het projectenboek.
De externe ruimtelijke initiatieven
De rapportages in het projectenboek over externe ruimtelijke initiatieven geven inzicht in de gemeentelijke activiteiten voor initiatieven van derden. De gemeente heeft bij van projecten van derden een faciliterende rol. De externe partij realiseert voor eigen rekening en risico een bouwplan. De gemeentelijke rol beperkt zich doorgaans tot het opstellen van een publiek programma van eisen, ook wel ruimtelijk kader genoemd. Ook toetst zij de uitvoerbaarheid van het bouwplan, bereidt de benodigde planologische besluiten voor en voert de planologische procedure. Afhankelijk van het project wordt het bouwplan planologisch verankerd door middel van een omgevingsplan (TAM-omgevingsplan of wijziging van het “Omgevingsplan gemeente Leidschendam-Voorburg”) of gefaciliteerd met een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA) op basis van het criterium van een evenwichtige toedeling van functies aan locaties (ETFAL). Afhankelijk van de aard van het initiatief, de gemeentelijke ambities en onderhandelingsresultaat kan de gemeentelijke rol groter zijn.
Doel
Het college wil met het projectenboek de grip op sturing van en de rapportage over de projecten versterken. Het is meer dan slechts een rapportage.
Met dit projectenboek geeft het college invulling aan de afspraken die zijn opgenomen in de procedureregeling grote projecten. Hierin is afgesproken dat het college elk half jaar de raad rapporteert over onze projecten.
Fasering in projecten
Fasering in projecten
Voor een goede beheersing en ordening van projecten is fasering nodig. Faseren is het opdelen van het project in tijd. Elke fase heeft een officiële start en eind met een duidelijke omschrijving van de te leveren (deel)resultaten aan het eind van de fase.
In het begin is er ruimte voor creativiteit omdat de kaders dan meestal nog niet strikt zijn afgebakend. Daarna moeten de kaders duidelijk worden bepaald. Aan het eind van elke fase vindt besluitvorming plaats. In de latere fasen wordt het project gerealiseerd, waarna het wordt opgeleverd. Het hangt van de aard van het project af welke producten in welke fase worden gerealiseerd.
Hieronder de fasering voor ruimtelijke projecten binnen de gemeente. Deze fasering is overgenomen uit het “Handboek Projectmatig Werken 2025.
Projecten kunnen op onderdelen afwijken van deze fasering. Grote en langdurige projecten zullen meestal alle fasen doorlopen, omdat bij de planvorming het proces van globaal naar gedetailleerd meer tijd en verfijning nodig heeft. Ook is aanpassing aan veranderende inzichten gedurende het proces vereist. Minder complexe projecten lopen deze fasen globaler door.
Afhankelijk van de zwaarte van het project, stelt de bestuurlijk opdrachtgever, het college of in sommige gevallen de raad de resultaten van elke fase vast. Ook wordt, afhankelijk van de zwaarte van het project, elke fase geëvalueerd.
Risicoanalyse
Bij de start van ieder project worden de kansen en de risico’s van dat project in beeld gebracht. Die exercitie leidt tot een scherpe projectbeheersing die gericht is op het benutten van kansen en het beheersen van risico’s.