Projectenboek

Het projectenboek geeft de stand van zaken weer van de programma’s en projecten van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Daarnaast wordt in het projectenboek gerapporteerd over de zogenaamde externe ruimtelijke initiatieven in de gemeente. Het projectenboek wordt drie keer per jaar geactualiseerd en na instemming van het college gepubliceerd op de gemeentelijke site. Vervolgens wordt het projectenboek door het college aan de raad aangeboden ter kennisname.
In de gevallen dat belangrijke ontwikkelingen een actualisatie van de rapportage noodzakelijk maakt heeft de verantwoordelijke wethouder het mandaat om een rapportage tussentijds te laten actualiseren en te publiceren.

De gemeentelijke Programma’s en projecten
De programma’s en projecten in het projectenboek kenmerken zich door een grote maatschappelijke, politieke of financiële impact. De gemeente voert deze projecten zelf uit en heeft de regierol. Het college bepaalt uiteindelijk welke projecten bestuurlijk relevant zijn en moeten worden opgenomen in het projectenboek.

De externe ruimtelijke initiatieven
De rapportages in het projectenboek over externe ruimtelijke initiatieven geven inzicht in de gemeentelijke activiteiten voor initiatieven van derden. De gemeente heeft bij deze soort van projecten van derden een faciliterende rol. De externe partij realiseert voor eigen rekening en risico een bouwplan. De gemeentelijke rol beperkt zich doorgaans tot het opstellen van een publiek programma van eisen, ook wel ruimtelijk kader genoemd. Ook toetst zij de uitvoerbaarheid van het bouwplan, bereidt de benodigde planologische besluiten voor en voert de planologische procedure. Afhankelijk van het project wordt het bouwplan planologisch verankerd door middel van een bestemmingsplan of omgevingsvergunning met goede ruimtelijke onderbouwing. Afhankelijk van de aard van het initiatief, de gemeentelijke ambities en onderhandelingsresultaat kan de gemeentelijke rol groter zijn.

Doel
Het college wil met het projectenboek de grip op sturing van en de rapportage over de projecten versterken. Het is meer dan slechts een rapportage. Het is de zichtbare uiting van een verdere professionalisering van het onderliggende proces. Dat proces leidt tot een efficiëntere, effectievere en zakelijkere aanpak en een completer en samenhangender inzicht.
Met dit projectenboek geeft het college invulling aan de afspraken die zijn opgenomen in de procedureregeling grote projecten. Hierin is afgesproken dat het college elk half jaar de Raad rapporteert over onze projecten.

Ambitie
De ambitie voor het volgende projectenboek is om het achterliggende proces nog verder te optimaliseren en te bestendigen, zodat er een actuele stand van zaken kan worden gerapporteerd. Een zo kort mogelijke doorlooptijd is wenselijk want zeker bij de dynamische projecten verliezen de rapportages, en al het onderliggende werk, na verloop van tijd aan waarde. Zodra de achterliggende systemen en processen zijn geoptimaliseerd kan daarin een vervolgstap worden gemaakt.

Voor een goede beheersing en ordening van projecten is fasering nodig. Faseren is het opdelen van het project in tijd. Elke fase heeft een officiële start en eind met een duidelijke omschrijving van de te leveren (deel)resultaten aan het eind van de fase.
In het begin is er ruimte voor creativiteit omdat de kaders dan meestal nog niet strikt zijn afgebakend. Daarna moeten de kaders duidelijk worden bepaald. Aan het eind van elke fase vindt besluitvorming plaats. In de latere fasen wordt het project gerealiseerd, waarna het wordt opgeleverd. Het hangt van de aard van het project af welke producten in welke fase worden gerealiseerd.
Hieronder de meest gangbare fasering voor projecten binnen de gemeente.
Deze fasering is overgenomen uit het “Handboek Projectmatig Werken, zo doen wij dat in de Leidschendam-Voorburg”.

Projecten kunnen op onderdelen afwijken van deze fasering. Grote en langdurige projecten zullen meestal alle fasen doorlopen, omdat bij de planvorming het proces van globaal naar gedetailleerd meer tijd en verfijning nodig heeft. Ook is aanpassing aan veranderende inzichten gedurende het proces vereist. Minder complexe projecten lopen deze fasen globaler door.
Afhankelijk van de zwaarte van het project, stelt de bestuurlijk opdrachtgever, het college of in sommige gevallen de raad de resultaten van elke fase vast. Ook wordt, afhankelijk van de zwaarte van het project, elke fase geëvalueerd. Te beantwoorden vragen zijn: in hoeverre hebben wij de doelen die aan het begin van de fase zijn geformuleerd bereikt? Welke factoren hebben daarin meegespeeld? Hoe waren de rollen en verantwoordelijkheden verdeeld en welke conclusies kunnen we daaruit trekken voor de volgende fase of voor andere projecten?

Bij de start van ieder project worden de kansen en de risico’s van dat project in beeld gebracht. Die exercitie leidt tot een scherpe projectbeheersing die gericht is op het benutten van kansen en het beheersen van risico’s. Hieronder volgt een beschrijving van de aanpak bij de Gemeente Leidschendam-Voorburg die, afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt en de aanwezigheid van een financieel kader, bestaat uit twee of drie stappen.

Stap 1, risico-inventarisatie
Om risico's te kunnen beheersen, worden deze geïnventariseerd. De eerste stap is dan ook gericht op het in beeld brengen van zowel de risico’s (downsides), als de kansen (upsides). Daarbij wordt het project vanuit verschillende perspectieven beschouwd. Bijvoorbeeld vanuit planmatig, bestuurlijk, maatschappelijk, financieel, organisatorisch en communicatief perspectief.
Deze inventarisatie wordt uitgevoerd door een specialist die hierbij gebruik maakt van een checklist, krachtenveldanalyse en gesprekken met het projectteam.

Stap 2, semi-kwalitatieve risicowaardering
De semi-kwalitatieve waardering heeft als doel om de afzonderlijke kansen en risico’s te waarderen waardoor een rangorde ontstaat. Deze rangorde helpt om de risicobeheersingsstrategie te bepalen waarbij de grootste kansen en risico’s de meeste nadruk krijgen.
De kansen en risico’s worden gewaardeerd door middel van de veelvuldig gehanteerde ‘Risk Mapping methode'. Deze methode plaatst de risico's in een rangorde door aan ieder risico een score toe te kennen aan de impact die deze heeft op 'tijd' (vertraging), 'geld' en het 'imago' van de gemeente

Stap 3, financiële risicowaardering
Voor projecten waarvoor een meerjarig financieel kader is opgesteld, zoals een grondexploitatie, worden de risico's ook in financiële zin gewaardeerd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van scenarioanalyses.
Per risico worden de kans en de financiële bandbreedte op netto contante waarde bepaald. Vervolgens wordt een analyse uitgevoerd waarbij automatisch duizenden keren het verloop van het project wordt gesimuleerd. Met de uitkomsten van deze simulatie kunnen ondermeer uitspraken gedaan worden over de hoogte van de benodigde risicobuffer om met een te bepalen waarschijnlijkheid de risico's op te kunnen vangen.